Pełniąc funkcję na spotkaniu (np. jako gramatyk, kontroler płynności czy chronometrażysta) staramy się, aby całość spotkania przebiegała sprawnie, a uczestnicy mieli możliwość rozwoju (np. jako mówcy czy organizatorzy). W rozwoju wspiera uzyskanie informacji zwrotnej – tego, co było dobrze, a na co warto jeszcze zwrócić uwagę. Zdając raport powinniśmy skupić się na innych uczestnikach i ich występach; nie na tym, jak nam osobiście poszło pełnienie danej funkcji.
Warto w informacji zwrotnej zawrzeć pozytywne informacje. Pomocna jest tutaj tzw. “metoda kanapki” – wiadomość, o ewentualnych błędach, wplatamy między informacje o tym, co było zrobione dobrze. Staramy się jednocześnie unikać dokładnych wyliczeń czy uwzględniania zbyt dużej ilości rzeczy do poprawy – jest to dodatkowe obciążenie dla mówcy, który włożył dużo wysiłku w przygotowanie swojego wystąpienia.
Można zakończyć feedback ogólnym wnioskiem – np. że widać postęp. To zachęca do dalszego działania – pozwala dostrzec, że starania są doceniane przez innych członków klubu. Możemy się wtedy rozwijać, nie dlatego by uniknąć błędów, ale po to, by stawać się coraz lepszymi zarówno w przemawianiu jak i w organizacji spotkań.