Zarząd klubu.
Wiadomo, że jest prezes, bo otwiera spotkanie, dwa razy do roku pojawia się skarbnik, bo składki. Oczywiście są też relacje ze spotkań, czyli VP PR. Pytanie, czy to wszystko, co te osoby robią? A może warto wziąć coś na siebie? Pytanie co to może dać? Przyjrzyjmy się więc
Sierżant
Czasem nazywany dyrektorem do spraw administracyjnych.
Sierżant odpowiada za zorganizowanie miejsca spotkań, za cały majątek klubu – wszystko co jest w walizce, baner, statywy, wszystko inne też.
W praktyce przekłada się to na bycie wcześniej, albo umówienie się z kimś, żeby był wcześniej w klubie i przygotował miejsce – czyli trzeba rozstawić krzesła, ustawić baner, wyciągnąć z walizki akcesoria, przywieszki dla członków z imionami, robimy hybrydę, więc laptop, kamera, mikrofony, projektor, głośniki – też trzeba rozstawić.
Należy regularnie przeglądać zawartość walizki, mieć świadomość kto, jakie piny, szarfy ma dostać, czego brakuje, żeby zamówić.
Jeżeli klub nie ma sierżanta, wszystkie jego obowiązki przejmuje prezes.
To, że sierżant odpowiada za przygotowanie miejsca spotkań nie oznacza, że musi to robić sam. Można delegować. Tylko, z punktu widzenia klubu – to sierżant za to odpowiada nie inne osoby.
Po spotkaniu należy zadbać o wgranie filmów na nasz, klubowy dysk google’a – robi to zoom master, ale – jeżeli w trakcie spotkania był w użyciu czyjś laptop – to ta osoba wrzuca, bo nagrywamy na dysk lokalny, nie do chmury.
Zdjęcia. Czasem robi VP PR, ale – zwykle i tak dobrze jest robić więcej zdjęć…
Nakłady czasowe
Przynajmniej 30 min. przed spotkaniem. Zwykle posprzątanie, pozbieranie sprzętu – sierżant wychodzi ostatni.
Obrobienie nagrań – wrzucamy jeden plik Zooma, więc robi się w tle. Obrobienie zdjęć – w zależności od potrzeb, minimum 20 minut tygodniowo, może być więcej.
Podsumowując – przynajmniej godzina w każdym tygodniu. Maksymalnie 3 godziny na tydzień.
Co zyskuje sierżant
Pozycję w klubie. To jest osoba, na której opiera się sprawne funkcjonowanie klubu i to jest bardzo doceniane.
Jeżeli interesują Ciebie kwestie techniczne organizacji spotkań, w tym hybrydowych. Bardzo dużo rzeczy może pójść źle, regularne ćwiczenie to pełen zestaw rozwiązań na wszelkie, możliwe problemy.
Spotkania w zarządzie to otwarcie się na kwestie bycia liderem.
Skarbnik
Odpowiada za kasę klubu. Co w praktyce oznacza zebranie składek, przelanie pieniędzy do Centrali Toastmasters – dwa razy do roku. Regulowanie bieżących wydatków, zgodnie z decyzjami Zarządu. Przyjmowanie składek od nowych członków i zlecanie przelewu do Centrali.
Opłacanie
W tym momencie w użyciu jest Revolut. Z niego na parę dni przed terminem wykonywany jest przelew. Ważne jest, żeby w terminie opłaconych było przynajmniej ośmioro klubowiczów inaczej uczestnicy konkursu mogą zostać zdyskwalifikowani.
Co można zyskać?
Spotkania zarządu to inna perspektywa na funkcjonowanie klubu – taki trochę meta-poziom. Zyskuje się większy wpływ na działanie klubu.
Znakomita funkcja, żeby zacząć przygodę w Zarządzie klubu, bez zobowiązywania się do dużych nakładów czasowych.
Sekretarz
Organizuje pracę Zarządu. Ustala terminy spotkań i przeprowadza spotkania. Dodatkowo przeprowadza wybory w klubie.
Spotkania Zarządu
Każdy Zarząd ma swoją grupę na Messengerze. Tam publikowane są najważniejsze informacje, w tym – o spotkaniach zarządu. Dobrą praktyką jest ustalenie regularnych spotkań – w ten sposób, jest mniejsza szansa na zaskoczenie. W tym momencie spotykamy się w soboty, około południa, na Zoomie.
Przed spotkaniem sekretarz zbiera zagadnienia, które każdy z członków Zarządu ma do poruszenia. Robi przegląd wcześniejszych spotkań, zobowiązań, które poszczególne osoby na siebie wzięły. Spotkania, co do zasady, mają charakter otwarty dla członków klubu, więc informacja kiedy się spotykamy i w jakiej formie powinna zostać podana w ogłoszeniach klubowych.
Bezpośrednio przed spotkaniem można ogłosić agendę, tak, żeby każdy z uczestników miał pełną informację na temat tematów.
W trakcie spotkania sekretarz ogłasza kolejne punkty, przekazuje głos. Zwykle wygląda to tak, że przechodzimy przez kolejne funkcje, punkty do poruszenia dla każdej z funkcji. Po każdym punkcie jest miejsce na komentarze, uwagi, odpowiedzi na pytania. Pojawiają się sprawy do załatwienia. Rolą sekretarza jest wynotowanie kto, do czego się zobowiązał. Należy odczytać to w ramach podsumowania spotkania, żeby upewnić się, że wszyscy się zgadzają i nie ma uwag. Zobowiązania to część agendy, wpisuje sekretarz, a konkretne osoby omawiają postępy.
Nakłady czasowe
W zasadzie raz w miesiącu potrzebny jest dodatkowy czas, może godzina – na przygotowanie się do spotkania Zarządu. Najlepiej nie robić tego bezpośrednio przed spotkaniem. Dodatkowo koordynacja spotkań – zwykle pół godziny w skali miesiąca.
Co można zyskać
Władza nad Zarządem. Być może ograniczona, ale zawsze.
Rozwój kompetencji liderskich, zarządzanie grupą, patrzenie na proces jako całość, nie na poszczególne zadania. Bardzo pouczająca funkcja, a jednocześnie nie wymaga dużo nakładów czasowych, ani kompetencji.
Wice Prezes do Spraw PR
Czasem, skrótowo nazywany VPPR.
Dokładniej wice prezes do spraw public relations.
Prowadzi fanpage na Facebooku, dodaje informację o spotkaniach w postaci wydarzeń na Facebooku. Dodatkowo używamy jeszcze waw4free do szerszego dotarcia do potencjalnych członków. I temu służą działania VP PR – dotarcie do jak największej liczby potencjalnych, dobrze rokujących członków.
Nakłady czasowe
Przed spotkaniem trzeba je odpowiednio zaanonsować. Do tego potrzebny jest kontakt z Toastmasterem wieczoru, ustalenie z nim jak spotkanie ma zostać opisane, jakim zdjęciem opatrzone. Po spotkaniu należy umieścić relację, również ze zdjęciami, ciekawostkami. Zwykle 2-3 godziny tygodniowo – na platformę, zakładając, że zdjęcia w miarę przygotowane dostarczy ktoś inny.
Zyski dla VP PR
Marketing, dotarcie do klienta, przećwiczone, doświadczenia zebrane.
Prowadzenie społeczności na Facebooku. Testowanie nowych rozwiązań, platform.
Współpraca z innymi członkami klubu, często zabieganymi… Uczy skupienia na celu.
Dodatkowo część spotkań, wydarzeń potrzebuje specjalnej oprawy, tu można się zaangażować, wykazać zmysłem artystycznym.
Wice Prezes do Spraw Członkowskich
W skrócie, z kalką z angielskiego – VP Member.
Odpowiada za opiekę nad gośćmi w czasie spotkania, co oczywiście można oddelegować. Po spotkaniu wychodzi z gośćmi, żeby odpowiedzieć na pytania. Odpowiada za przetwarzanie wniosku kandydata na członka, koordynuje komunikację ze skarbnikiem, bo nowy członek ma wypełnić wniosek i opłacić składkę.
Odpowiada za dobre samopoczucie członków. Czyli jeżeli ktoś ma jakiś problem, coś się dzieje – w klubie, albo poza nim. To jest osoba, z którą można się skontaktować.
Nakłady czasowe
Wychodzenie z gośćmi po spotkaniu powoduje, że nie bierze udziału w podsumowaniu spotkania. Warto od czasu do czasu zadbać o zastępstwo. Jeżeli nie ma problemów – godzina tygodniowo, żeby odezwać się do gości z poprzedniego spotkania, odpowiedzieć na pytania, sprawdzić wnioski od potencjalnych kandydatów – powinno wystarczyć.
Zyski
Kontakt z ludźmi. Dynamiczne środowisko, bo goście zmieniają się ze spotkania na spotkanie.
Szansa na bliskie relacje z wieloma, wartościowymi osobami.
Wice Prezes do Spraw Edukacji
Zwany też VP Edu.
Odpowiada za edukację w klubie, nadzoruje proces mentoringu, nadzoruje konkursy, na poziomie klubu. Zarządza Easy Speakiem – wewnętrznym narzędziem do organizowania spotkań.
Razem z prezesem reprezentuje klub na wyższych poziomach organizacji, bierze udział w głosowaniach, może zgłaszać inicjatywy mające wpływ na działanie całego dystryktu (6 krajów).
Nakłady czasowe
Być może da się poświęcić 2 godziny tygodniowo, ale słyszałem o 20 godzinach tygodniowo, przeznaczanych na tę funkcję. Funkcja wymaga więc dużo czasu, do zgromadzenia jest dużo wiedzy.
Zyski
Bez postawi liderskiej to będzie ileś godzin tygodniowo i prosta droga do wypalenia. Trzeba więc delegować, organizować pracę zespołu, czy raczej komitetu wspierającego.
Zrozumienie procesu jaki oferuje Toastmasters – można tworzyć analogiczne grupy, systemy w ramach organizacji.
Prezes
Skoro wszystkie role mają tyle zadań, więc pewnie prezes tylko reprezentuje? Nic bardziej mylnego. Prezes odpowiada za wizję klubu. Wspiera cały Zarząd w realizacji zadań. Odpowiada za przeciwdziałanie konfliktom i ich rozwiązywanie. Ma decydujący głos w sporach. Odpowiada za wybory kolejnego Zarządu. Reprezentuje klub na forum dystryktu, gdzie może zgłaszać inicjatywy, mające wpływ na funkcjonowanie całego dystryktu.
Dobrze, żeby funkcja prezesa nie była pierwszą funkcją w Zarządzie.
Nakłady czasowe
Od bardzo małych – 30 min. tygodniowo, do dużych. Np. porozmawianie z członkami, o tym jak widzą przyszłość klubu. Zakładając, że jest nas 25 osób, z każdą osobą rozmowa zajmie – powiedzmy – 45 minut… Raczej rozmowy będą się odbywać po pracy. To jeszcze trzeba opracować, zebrać, wnioski wyciągnąć.
Analogicznie – wszystkie konflikty powodują, że strony trzeba wysłuchać, potem do każdego osobno wrócić, może organizować wspólne spotkania.
Co zyskuje
Prestiż. Dobry krok, do dalszego rozwoju w organizacji.
Posmakowanie co to znaczy być liderem. W Toastmasters nie da się nikomu kazać. Trzeba używać innych metod, które potem towarzyszą nam w życiu zawodowym i dają niesamowite efekty.
Radzenie sobie z rozmaitymi sytuacjami w grupie ambitnych osób. Znajomość procesu grupowego, poszczególnych faz – w praktyce.
Prezes poprzedniej kadencji
Rola prezesa nie kończy się z końcem kadencji. W kolejnej jest członkiem Zarządu, żeby wspierać kolejny zarząd, zapewnić ciągłość działania, jeżeli stroną w konflikcie jest prezes – może pomagać w rozwiązaniu konfliktu.