Funkcje na spotkaniu.

Spotkanie prowadzi Toastmaster Wieczoru, mowy wygłaszają mówcy, a są zapowiadani, przez zapowiadających, którzy później wygłaszają oceny.

To wszystko prawda. Prawdą jest też stwierdzenie, że spotkanie to gra zespołowa. Jakie mają zadania inne osoby, potrzebne do prawidłowego przeprowadzenia spotkania? Przyjrzyjmy się

Chronometrażysta

Technicznie – ta osoba mierzy czas i informuje innych o jego upływie. Do informowania używa kolorowych kartek, flag, którymi sygnalizuje mówcy na jakim etapie jest dane wystąpienie.

Chociaż, tyle powiedzieć to jak nic nie powiedzieć. Bez chronometrażysty nie odbędzie się spotkanie. Może nie być Toastmastera wieczoru, a „chrono” być musi.

Zasady sygnalizowania kartami upływającego czasu.

Znaczenie kolorów kart:

zielona – oznacza, że osiągnięto minimalny czas; w przypadku dłuższych wystąpień, wystąpienie krótsze o 30 sekund niż minimalny czas kwalifikuje się do konkursu. Zasada ta nie obowiązuje przy gorących pytaniach – gdzie minimalny czas to jedna minuta i musi zostać osiągnięty inaczej dyskwalifikacja,
żółta – mówca jest w połowie między czasem minimalnym a maksymalnym,
czerwona – osiągnięto maksymalny czas, w przypadku mów, przewidziane jest 30 sekund na dokończenie wystąpienia. Dyskwalifikacja następuje po 32 sekundach – czyli te 30 sekund i malutki haczyk dla pewności.

Szczegóły pokazywania można ustalić z mówcą, szczególnie jeżeli jest to projekt zakładający wygłosznie mowy, a potem odbycie sesji pytań i odpowiedzi, albo sam projekt trwa 18-20 minut. Wtedy, pokazanie zielonej karteczki po 18 minutach może nie być pomocne – warto ustalić szczegóły z mówcą.

Osoby, które mówiły o sekundę poniżej minimalnego, wymaganego czasu, lub o sekundę za długo – nie biorą udziału w konkursie. Z jednej strony – można przymknąć oko, z drugiej – na konkursie, albo na profesjonalnej scenie – nikt nic przymykał nie będzie.

Pokazywanie kartek.

Standardowo, na spotkaniu, kartę podnosimy wysoko nad głowę – wszyscy powinni zobaczyć. Jeżeli spotkanie odbywa się w formie hybrydowej – należy zadbać o pokazanie karty do kamery. Jeżeli mówca wygłasza mowę zdalnie – dobrze jest poruszać kartą – ruch zwróci uwagę. Można nawiązać kontakt wzrokowy z mówcą – wtedy wiadomo, że zobaczył.

Natomiast w przypadku konkursu – sygnalizację upływu czasu powinien widzieć tylko mówca. Chodzi o to, żeby nie sugerować sędziom, że mowa mogła trwać dłużej, przez co może ktoś uznać ją za mniej wartościową. Bywa, że ten sposób sygnalizowania również używany jest na spotkaniu. W takim przypadku należy w zapowiedzi to zaznaczyć, warto podać powód – np. taka forma nie rozprasza słuchaczy.

W trakcie spotkania

Chronometrażysta na początku spotkania przedstawia swoją funkcję:

przedstawia się,
zdanie o tym, że czas będzie mierzony
pokazuje kart, żeby wszyscy wiedzieli jak będzie przebiegała sygnalizacja
powiedzenie co karty znaczą
można wspomnieć czego się chce nauczyć. Może współpraca z TM wieczoru? albo wielozadaniowość? a może nie danie się wciągnąć mówcy?
nie należy mówić, że się funkcję pełni pierwszy raz – to jest zarządzanie oczekiwaniami i można ewentualnie wspomnieć na koniec, w ramach podsumowania.

Pod koniec spotkania, albo po każdej części Toastmaster wieczoru ogłasza głosowanie. Wtedy pada pytanie do chronometrażysty – „czy wszyscy mówcy zmieścili się w wyznaczonych ramach czasowych?” – należy odpowiedzieć – tak, albo nie. Jeżeli nie – podać kto się nie zmieścił. Bez tłumaczenia, dopowiadania. Czasem pojawia się pytanie to jak duże było przekroczenie. Stąd warto notować.

Dodatkowo, po ogłoszeniu głosowania, w trakcie jak liczone są głosy, następują raporty funkcyjnych. Wtedy jest czas, żeby się podzielić swoimi spostrzeżeniami. Jeżeli gdzieś straciliśmy za dużo czasu, albo zadziwiająco nadgoniliśmy – warto wspomnieć. Inne sprawy – Co było szczególnie trudne? Co natomiast było łatwe? Dlaczego warto pełnić tę funkcję? Można np. wskazać mówcę, który wykorzystał czas do samego końca. Nie należy krytykować personalnie.

Chronometrażysta sygnalizuje, że spotkanie ma się zacząć. Mogą to być oklaski, można powiedzieć – „Jest 18:30 – zaczynamy!”. Jeżeli akurat jest jakiś problem techniczny. Nie ma co podnosić ciśnienia, ale też warto, żeby wszyscy wiedzieli, że np. jesteśmy 5 minut po czasie. W ten sposób – łatwiej liczyć na sprawne zaprezentowanie funkcji, czy pominięcie dygresji.

Chronometrażysta określa ile trwa przerwa – pilnuje, żeby spotkanie wystartowało po przerwie – o czasie. Jeżeli pierwsza część spotkania trwała za długo można skrócić przerwę. O ile? To wie tylko chronometrażysta, dlatego przy ogłaszaniu przertwy Toastmaster wieczoru powinien poprosić chronometrażystę o podanie ile trwać będzie przerwa, kiedy widzimy się po przerwie.

Podpowiedzi

Można zainstalować sobie aplikację na telefonie, która ułatwi pracę.

Bardzo ważna jest współpraca z Toastmasterem wieczoru. Jeżeli odbywa się warsztat – należy umówić się w jakich momentach pokazywać jaką kartę. Jeżeli w agendzie jest wystąpienie, albo element spotkania, który trwa 10-20 minut – warto ustalić z odpowiednią osobą – jak sygnalizować upływ czasu.

Jeżeli spotkanie przeciąga się – np. gorące pytania, decyduje Toastmaster wieczoru, ale można się dyskretnie dopytać, dać sygnał. Często mistrz gorących pytań zadaje pytanie: „czy jest jeszcze czas na kolejnego mówcę?” – jeżeli chronometrażysta zasygnalizuje, że nie, wtedy Toasmaster wieczoru może wziąć na siebie odpowiedzialność i przedłużyć.

Funkcja trwa cały czas – od otwarcia spotkania do jego zamknięcia. Chronometrażysta sygnalizuje, nawet jeżeli nie przedstawił swojej funkcji.

Gramatyk

Funkcja ma dwa wymiary – podstawowy to dbanie o język używany w trakcie spotkania. Dodatkowo gramatyk może ogłosić konkurs na słowo wieczoru, na słowo dnia.

Dbanie o język

Odbywa się przez śledzenie i wynotowywanie barwnych zwrotów językowych, figur stylistycznych, wyrazów, zwiazków frazeologicznych, które są mniej popularne. Na drugim biegunie są te elementy języka, z którymi staramy się walczyć – czyli – makaronizmy, mowa potoczna, błędy językowe.

Wymieniając pozytywy można wskazać osoby, natomiast przy negatywach można wspomnieć, że „pojawiło się” – w ten sposób nie przypinamy nikomu łatki.

W obu przypadkach warto powiedzieć jaki efekt został uzyskany, a w odniesieniu do błędów – należy podać poprawną formę, poprzeć przykładem – tak, żeby dobra wersja utrwaliła się.

Konkurs na słowo dnia

To przywilej gramatyka. W standardowej formie – konkurs polega na tym, że w trakcie spotkania osoba, która użyła słowa najwięcej razy – wygrywa słodką nagrodę – np. Jeżyki. Inną wersją słowa dnia jest stosowanie zamienników jakiegoś słowa, albo można promować dwójnie, czy dowolny inny zabieg stylistyczny. Ważne, żeby zasady były takie same dla wszystkich.

W tym celu można ogłosić, że przypominanie o słowie dnia nie będzie brane pod uwagę.

Przedstawienie funkcji

Przedstawienie, polega na:

przedstawia się,
omówienie na czym funkcja polega,
ogłoszenie konkursu na słowo dnia,
można wspomnieć czego się chce nauczyć – podzielność uwagi, żeby wysłuchać mów i jednocześnie notować? A może zwięzłość w trakcie raportu?
nie należy mówić, że się funkcję pełni pierwszy raz – to jest zarządzanie oczekiwaniami i można ewentualnie wspomnieć na koniec, w ramach podsumowania.

Dobór słowa dnia ma wpływ na jego popularność w trakcie spotkania. Dobrze sprawdzają się czasowniki. Przedstawiając słowo dnia należy podać definicję, dodatkowo warto podać parę przykładów – w ten sposób łatwiej utrzymać uwagę na słowie dnia, zwiększając szansę na jego popularność. Jeżeli dopuszczane będą wszystkie formy (np. przymiotnikowa też) – należy zaznaczyć to przy ogłaszaniu konkursu. Słowo dnia zapisujemy na tablicy. Można pomyśleć o zapisaniu go na kartce A4 i przypięciu jej na statywie, poniżej kamery, albo w innym widocznym miejscu. Chodzi o to, że zwykle mówca tablicę ma za plecami i takie umieszczenie słowa dnia – nie pomaga w jego popularyzacji.

Raport na koniec spotkania

Korzystając z notatek należy przedstawić zwięzły raport. Zgodnie z tym, co zostało wyżej napisane. Tu jest też moment rozstrzygnięcia konkursu na słowo dnia. Należy podać kto wygrał. Można podać ile razy słowo zostało użyte, ile osób używało słowa – takie informacje dodatkowo pokazują zaangażowanie, kompetencje gramatyka.

Podpowiedzi

Ciekawostka – słowo gramatyka akcentuje się podobnie jak muzyka, matematyka – na pierwszą sylabę. Natomiast mówiąc o osobie w roli gramatyka – akcentujemy normalnie.

Kontroler płynności

W naszym klubie osoba pełniąca tę funcję posiada nieodzowny atrybut – cymbałki.

Funkcja polega na tym, że jeżeli mówca użyje dźwięku namysłu – przeciągłego yyyyy, albo beczącego eeee – wtedy słyszy dźwięk cymbałków. Chodzi o to, że na scenie mówca ma wiele spraw do zaopiekowania i bywa, że ten aspekt umyka. Dlatego mamy konktrolera płynności, który przypomnia.

Zasady dzwonienia.

Funkcja wymaga skupienia i refleksu. Dzwonimy natychmiast, żeby mówca dokładnie wiedział, o który moment nam chodzi. Jeżeli sytuacja się powtarza – warto się zastanowić, czy jest sens ponawiania. Szczególnie początkującym mówcom – dzwonienie nie pomaga, więc może większym zyskiem będzie zaprzestanie, albo dzwonienie ciszej?

Ważna sprawa – w trakcie Ice Breakera – nie dzwonimy wcale. Chodzi o to, żeby zadbać o mówcę, nie rozpraszać go.

Funkcję pełni się od początku spotkania do końca. Czyli np. głównemu oceniającemu, w trakcie jego raportu – też dzwonimy. Podobnie innym funkcyjnym, nawet jeżeli prezentują swoją funkcję przed nami. Wtedy, oczywiście, warto wyjaśnić co się stało, żeby np. goście wiedzieli co się stało.

W zależności od uznania, można dzwonić na wszystkie momenty, które wpływają negatywnie, czyli:

dźwięki namysłu,
przeciągane końcówki – chodzi o sytuację w której mówca przeciąga ostatnią samogłoskę, żeby nie użyć yyyy,
niezaplanowane pauzy, przerwy w wypowiedzi,
mlaskania.

Przedstawienie funkcji

Chronometrarzysta na początku spotkania przedstawia swoją funkcję:

przedstawia się,
zdanie o tym, że czas będzie mierzony
pokazuje kart, żeby wszyscy wiedzieli jak będzie przebiegała sygnalizacja
powiedzenie co karty znaczą
można wspomnieć czego się chce nauczyć. Może współpraca z TM wieczoru? albo wielozadaniowość? a może nie danie się wciągnąć mówcy?
nie należy mówić, że się funkcję pełni pierwszy raz – to jest zarządzanie oczekiwaniami i można ewentualnie wspomnieć na koniec, w ramach podsumowania.

Pod koniec spotkania, albo po każdej części Toastmaster wieczoru ogłasza głosowanie. Wtedy pada pytanie do chronometrarzysty – „czy wszyscy mówcy zmieścili się w wyznaczonych ramach czasowych?” – należy odpowiadzieć – tak, albo nie. Jeżeli nie – podać kto się nie zmieścił. Bez tłumaczenia, dopowiadania. Czasem pojawia się pytanie to jak duże było przekroczenie. Stąd warto notować.

Dodatkowo, po ogłoszeniu głosowania, w trakcie jak liczone są głosy, następują raporty funcyjnych. Wtedy jest czas, żeby się podzielić swoimi spostrzeżeniami. Jeżeli gdzieś straciliśmy za dużo czasu, albo zadziwiająco nadgoniliśmy – warto wspomnieć. Inne sprawy – Co było szczególnie trudne? Co natomiast było łatwe? Dlaczego warto pełnić tę funkcję? Można np. wskazać mówcę, który wykorzystał czas do samego końca. Nie należy krytykować personalnie.

Chronometrażysta określa ile trwa przerwa – pilnuje, żeby spotkanie wystartowało po przerwie – o czasie.

Podpowiedzi

Można zainstalować sobie aplikację na telefonie, która ułatwi pracę.

Zoom Master

To funkcja charakterystyczna dla naszego klubu. Organizujemy spotkania w formie hybrydowej, więc potrzebna jest osoba łącząca oba światy.

Zadania Zoom Mastera.

Przed spotkaniem:

przygotowanie sprzętu, sprawdzenie, że komunikacja odbywa się sprawnie w obie strony – czyli salkę słyszą wszyscy i jak ktoś zdalny mówi, to go w salce słyszymy,
powitanie gości w online, zadbanie, żeby wiedzieli jak się komunikować w trakcie spotkania,
dostarczenie agendy – może być link, scan, zdjęcie, cokolwiek, co pozwoli śledzić przebieg spotkania,
uruchomienie nagrywania spotkania – na komputer lokalny (tak to Zoom nazywa…).

W trakcie spotkania.

Zoom Master odpowiada za komunikację z osobami będącymi online. Warto mieć na uwadze to, że niektórzy będą pisać na Messengerze, inni – chat Zooma, a jeszcze inni – i tu i tu. Dobrze jest ustalić to przed spotkaniem, bo… potem osoby, które są na sali… alarmują, że ktoś gdzieś coś pisze i nie ma odpowiedzi. Jeżeli akurat trwa ratowanie sytuacji – raczej przeszkadza jak pomaga.

Po spotkaniu.

Nagranie musi zostać przekodowane, a potem wrzucone na nasz oficjalny dysk google.

Przedstawienie funkcji

Zwykle Zoom Master siedzi z boku i raczej nikt go nie wywołuje do przedstawienia funkcji, ale warto mieć coś przygotowane. Przedstawienie funkcji polega na:

przedstawieniu się,
można powiedzieć o tym, że część osób jest online, że nagrywanie, pokazać gdzie mikrofon, gdzie kamerki,
można wspomnieć czego się chce nauczyć. Może współpraca z TM wieczoru? albo wielozadaniowość? a może nie danie się wciągnąć mówcy?

Raport

Jeżeli już była zapowiedź, będzie raport. Warto w trakcie spotkania wynotować sobie co się działo – np. czy były jakieś interakcje, problemy techniczne, trzeba było prezentację udostępnić, a może Speak Aura – nasze narzędzie do zarządzania spotkaniami – zasłużyła się jakoś specjalnie na miejsce w raporcie?

Podpowiedzi

Rozstawianiem sprzętu nie ma się co przejmować. Zwykle – mikrofony są, kamerka też jest. Zapasowa kamerka jest w walizce. Jeżeli nie ma mikrofonów – mikrofon w kamerce też działa. Zbiera raczej scenę i trzeba dbać, żeby mówca był na wprost, ale… jest to do zrobienia. Ewentualnie – mikrofon w laptopie.

W trakcie spotkania – warto być cicho, bo jest się blisko mikrofonu i wszelkie szepty mikrofon zbiera.

Ustawienie kamerek. Jedna – zwykle podpięta jest do laptopa i pokazuje scenę. Druga – w zależności od tego kto ustawia – albo stoi na parapecie i pokazuje szeroki widok sceny, albo stoi na stope i pokazuje publiczność.

Funkcję warto brać, bo zwykle nie jest się samemu z problemami. Nawet jeżeli wygląda podejrzanie skomplikowanie – w trakcie spotkania funkcja nie jest bardziej skomplikowana od chronometrażysty

Główny Oceniający

Organizuje zespół funkcyjny.

Przed spotkaniem upewnia się, że wszystkie osoby dokładnie wiedzą, co mają robić, są poinformowane na czym polega funkcja, którą pełnią.

Udziela informacji zwrotnej – oceniającym, Toastmasterowi wieczoru, moderatorowi gorących pytań, wszystkim innym osobom funkcyjnym.

Założenie jest takie, że osoba pełniła już wszystkie funkcje, czyli pewnie trzeba mieć zrealizowane projekty z pierwszego poziomu Pathways.

Zapowiedź funkcji.

Zwykle po omówieniu czym jest Toastmasters, jakie zasady panują w klubie, prośbie o wyłączenie, wyciszenie telefonów – Toastmaster wieczoru przekazuje głos głównemu oceniającemu, żeby przedstawił zespół funkcyjny.

Główny oceniający może przedstawić swoją funkcję przed funkcyjnymi – w ten sposób można podać kryteria, którymi osoby będą oceniane. Warto samemu stosować się do tych kryteriów – czyli – jeżeli oczekujemy, że osoby funkcyjne podzielą się tym, czego chcą się nauczyć – wypada samemu podać taką informację.

Inne podejście zakłada zaproszenie zespołu funkcyjnego do przedstawienia swoich funkcji, a następnie GO ma chwilę, żeby przedstawić swoją funkcję, powiedzieć nad czym pracuje, na czym się będzie szczególnie skupiać w trakcie spotkania.

Jeżeli nie ma głównego oceniającego – Toastmaster wieczoru zaprasza zespół funkcyjny do przedstawienia się. Nie ma wtedy informacji zwrotnej…

W trakcie spotkania

Podczas spotkania osoba pełniąca tę funkcję raczej nie wyróżnia się niczym szczególnym. Może jest ciut bardziej wycofana niż zwykle, nie bierze aż tak czynnego udziału w spotkaniu – sporo notuje.

Pod koniec spotkania, po wygłoszeniu raportów przez wszystkie osoby funkcyjne, przychodzi czas na raport GO. Jest to najdłuższy raport, ale i tak nie ma czasu, żeby się rozwodzić. Warto powiedzieć jedną, dwie rzeczy, które były warte do naśladowania i może jedną rekomendację do zmiany. Osób jest dużo, więc – trzeba się spieszyć. Można zbiorczo potraktować niektóe elementy – jeżeli da się np. odnieść do wszystkich zapowiedzi. Nie jest to element konkursowy, co stanowi dodatkowy argument za tym.

Podpowiedzi

Czasu na raport jest mało – warto wypisać sobie punkty, żeby w trakcie wygłaszania – nie szukać w notatkach… Można na górze strony odznaczać osoby, którym informacja zwrotna została udzielona – jedna rzecz do pamiętania mniej. Wszystkiego i tak się nie powie – można dopowiedzieć po spotkaniu, a raport powinien być przejrzysty, ze skupieniem się na najważniejszych elementach.